Operational Guide for Circle and Regional Office Explain with PDF

यह Article इंडिया पोस्ट के “Operational Guide for Circle and Regional Office – Version 3.0” पर आधारित है, जो IT 2.0 परियोजना के तहत सर्किल और क्षेत्रीय कार्यालयों की संचालन प्रक्रियाओं को विस्तार से समझाता है। यहां प्रत्येक अध्याय का आसान हिंदी में पूर्ण विवरण प्रस्तुत है:

इंडिया पोस्ट IT 2.0 संचालन मार्गदर्शिका का हिंदी विस्तृत संस्करण

अध्याय 1: परिचय

शीर्षक: इंडिया पोस्ट IT 2.0 में Circle and Regional Office की भूमिका

इंडिया पोस्ट IT 2.0 एक उन्नत तकनीकी प्लेटफॉर्म है, जिसका उद्देश्य डाक सेवाओं को डिजिटल और पारदर्शी बनाना है। इस प्रणाली के अंतर्गत सर्किल और क्षेत्रीय कार्यालयों को एक महत्वपूर्ण भूमिका निभानी होती है। वे न केवल डाक संचालन में दक्षता लाते हैं, बल्कि शिकायत निवारण, सेवा सुधार और कर्मचारी प्रबंधन में भी योगदान करते हैं। यह अध्याय इस प्रणाली के महत्व और उद्देश्य को स्पष्ट करता है।

अध्याय 2: लॉगिन प्रक्रिया

शीर्षक: IT 2.0 पोर्टल में लॉगिन कैसे करें – स्टेप बाय स्टेप गाइड

IT 2.0 पोर्टल पर लॉगिन करने के लिए यूज़र को वेब ब्राउज़र में https://prod.cept.gov.in/employeeportal ओपन करना होता है। लॉगिन में 8 अंकों की कर्मचारी आईडी और डिफ़ॉल्ट पासवर्ड (Dop@1234) की आवश्यकता होती है। यह प्रक्रिया केवल प्रशिक्षण के लिए होती है; रीयल टाइम में TAT प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है। लॉगिन सफल होने पर यूज़र होम स्क्रीन पर पहुंचता है।

अध्याय 3: होम स्क्रीन

शीर्षक: IT 2.0 पोर्टल की होम स्क्रीन का उपयोग कैसे करें

होम स्क्रीन वह मुख्य पृष्ठ है जहाँ से सभी मॉड्यूल्स को एक्सेस किया जाता है। स्क्रीन के दाएं ऊपरी कोने में प्रोफ़ाइल आइकन होता है, जिसमें कर्मचारी का नाम, पद, ऑफिस आईडी और अन्य विवरण देखे जा सकते हैं। होम स्क्रीन से ‘बजट मॉड्यूल’, ‘शिकायत प्रबंधन’, ‘ग्राहक सेवा’ आदि कार्ड्स पर क्लिक करके संबंधित सेवाओं का उपयोग किया जा सकता है।

अध्याय 4: बजट मॉड्यूल

शीर्षक: इंडिया पोस्ट IT 2.0 में बजट मॉड्यूल का उपयोग कैसे करें

बजट मॉड्यूल सर्किल या क्षेत्रीय कार्यालयों को बजट योजनाएं बनाने और लागू करने की सुविधा देता है। इसमें चार उप-मॉड्यूल होते हैं:

1. फंड आवंटन – जहां ऑफिस को आवंटित बजट डाला जाता है।

2. RE/BE/FG प्रस्ताव – Revised Estimate, Budget Estimate और Final Grant प्रस्तावों का प्रबंधन।

3. व्यय योजना – मासिक खर्च की योजना बनाना।

4. रिपोर्ट्स – बजट उपयोग और प्रगति रिपोर्ट देखना।

अध्याय 5: शिकायत प्रबंधन प्रणाली

 शीर्षक: इंडिया पोस्ट में शिकायत कैसे दर्ज करें और ट्रैक करें – IT 2.0 सिस्टम द्वारा

इस प्रणाली में ग्राहक द्वारा दी गई शिकायत को मैन्युअल रूप से या ऑनलाइन पंजीकृत किया जाता है। इसके अंतर्गत:

• शिकायत पंजीकरण: ऑपरेटर द्वारा शिकायत दर्ज करना।

• शिकायत प्रोसेसिंग (ऑपरेटर): शिकायत की स्थिति अपडेट करना, स्थानांतरित करना या ग्राहक से जानकारी मंगवाना।

• शिकायत प्रोसेसिंग (एडमिन): लंबित, एस्केलेटेड और बाहरी प्राधिकरण को भेजी गई शिकायतों का प्रबंधन।

• रिपोर्ट्स व एनालिटिक्स: शिकायतों की ट्रैकिंग, फीडबैक और क्लोजर रिपोर्ट जनरेट करना।

अध्याय 6: ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM)

 शीर्षक: इंडिया पोस्ट में अनुबंध, बिलिंग और बारकोड का प्रबंधन – PMG/CPMG के लिए गाइड

PMG/CPMG अधिकारी निम्न कार्यों का प्रबंधन करते हैं:

• अनुबंध प्रबंधन: ग्राहकों के साथ किए गए अनुबंधों को स्वीकृति, अस्वीकृति, नवीनीकरण या समाप्त करना।

• बारकोड अनुरोध: ग्राहकों द्वारा माँगे गए बारकोड की स्वीकृति।

• RNP/WPP आवेदन: समाचार पत्र या बिना प्री-पेमेंट सेवाओं के लिए आवेदन।

• बिल जनरेशन: बल्क ग्राहकों के लिए मासिक बिल बनाना।

• ई-बिलर पंजीकरण: संस्थानों के लिए ई-बिलिंग की सुविधा।

• रिपोर्टिंग: सभी अनुबंध, ग्राहक, बिल और विशेष कवर की रिपोर्ट देखना।

अध्याय 7: स्थापना समीक्षा

शीर्षक: स्थापना समीक्षा कैसे करें – मानव संसाधन के सही उपयोग के लिए मार्गदर्शिका

यह अध्याय मानव संसाधन और कर्मचारियों की समीक्षा से संबंधित है। इसमें गणना शीट्स और रिपोर्ट्स की सहायता से कार्यालय की आवश्यकताओं के अनुसार कार्यबल को समायोजित किया जाता है।

अध्याय 8: अवकाश प्रबंधन प्रणाली

शीर्षक: अवकाश आवेदन और स्वीकृति की पूरी प्रक्रिया – IT 2.0 LMS गाइड

LMS मॉड्यूल कर्मचारियों के अवकाश प्रबंधन की सुविधा प्रदान करता है:

• अवकाश स्वीकृति/अस्वीकृति

• अवकाश कटौती, परिवर्तन, निरस्तीकरण

• अधीनस्थ चार्ज असाइन करना

• उपस्थिति रिपोर्ट और अनुपस्थिति रिपोर्ट

• फिटनेस प्रमाण पत्र अपलोड स्थिति

अध्याय 9: MIS रिपोर्ट्स

शीर्षक: Operational Guide for Circle and Regional Office – India Post 2.0 के अनुसार MIS रिपोर्ट कैसे बनाएं और विश्लेषण करें

MIS रिपोर्ट्स सर्किल/क्षेत्रीय कार्यालयों को संचालन, शिकायत, वित्त और मानव संसाधन से संबंधित डेटा का विश्लेषण करने की सुविधा देती हैं।

अध्याय 10: व्यक्तिगत सूचना प्रणाली (PIS)

शीर्षक: कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी कैसे अपडेट करें – IT 2.0 PIS गाइड

PIS मॉड्यूल कर्मचारियों की जानकारी जैसे पुरस्कार, शिक्षा, संचार विवरण, संपत्ति विवरण आदि को अपडेट और अप्रूव करने की सुविधा देता है। नया कर्मचारी बनाना और प्रोफाइल अपडेट करना भी इसी के अंतर्गत आता है।

अध्याय 11: पिकअप और इंडक्शन

शीर्षक: डाक लेखों का पिकअप और इंडक्शन रिपोर्ट कैसे देखें

यह मॉड्यूल उन लेखों के लिए है जो ग्राहकों से पिकअप किए जाते हैं और उनकी स्थिति की रिपोर्टिंग की जाती है। इसमें सभी संबंधित रिपोर्ट्स और डेटा देखे जा सकते हैं।

अध्याय 12: पोस्ट प्रबंधन

शीर्षक: RO/CO द्वारा पोस्ट निर्माण और अधिकार मैपिंग कैसे करें

पोस्ट प्रबंधन मॉड्यूल में ऑफिस असिस्टेंट और PMG/CPMG द्वारा:

• नई पोस्ट बनाना

• पदों का विवरण अपडेट करना

• अधिकारों की मैपिंग करना शामिल है।

अध्याय 13: रोल मैनेजमेंट

शीर्षक: यूज़र रोल और अकाउंट प्रबंधन – IT 2.0 रोल मैपिंग गाइड

यह मॉड्यूल उपयोगकर्ताओं को उनके कार्यानुसार रोल देने की सुविधा देता है। इसके अंतर्गत:

• MDW तैयार करना

• उपयोगकर्ता रोल मैपिंग

• अकाउंट मैनेजमेंट

• रोल आधारित रिपोर्टिंग शामिल है।

अध्याय 14: ट्रैक एंड ट्रेस

शीर्षक: आर्टिकल, बैग और ईएमओ की ट्रैकिंग कैसे करें – IT 2.0 पोर्टल द्वारा

इस मॉड्यूल के द्वारा आर्टिकल, बैग और ईएमओ को ट्रैक किया जा सकता है। इसमें ट्रैकिंग रिपोर्ट और हर स्टेज की जानकारी दी जाती है जिससे ग्राहक संतुष्ट रह सके।

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